CODE D’ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Contexte
Les présentes règles d’éthique et de déontologie sont adoptées en vertu de la Loi modifiant la Loi sur le ministère du Conseil exécutif et d’autres dispositions législatives concernant l’éthique et la déontologie. Ces dispositions complètent les règles d’éthique et de déontologie déjà prévues aux articles 321 à 330 du Code civil du Québec et aux articles 12 et 20 de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel. Les dispositions législatives d’ordre public, notamment les articles 12 et 20 de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel prévalent, en cas de conflit, sur les dispositions du présent code.
Préambule
Le code présuppose le respect intégral des lois civiles, dont la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel, et des règlements en vigueur. Il présuppose également une gestion irréprochable des fonds publics et des fonds provenant de sources diverses. Ce code, qui ne constitue pas un règlement, fait plus particulièrement appel à des principes d’éthique, de moralité, de transparence, d’équité. Il a pour objet d’établir des règles de conduite et des actions à privilégier susceptibles de maintenir des normes élevées d’intégrité.
1. DÉFINITIONS
Dans le présent Code les mots suivants signifient :
- Administratrice ou administrateur membre du personnel : La Direction générale, la Direction des études ainsi que les trois membres du personnel enseignant, le membre représentant le personnel professionnel et le membre représentant le personnel de soutien respectivement élus par leurs pairs à titre d’administratrice ou d’administrateur;
- Membres du conseil d’administration : Les administratrices et les administrateurs du conseil d’administration, incluant les administrateurs et administratrices membres du personnel;
- Code : Code d’éthique et de déontologie des membres du conseil d’administration;
- Cégep : Le Collège d’enseignement général et professionnel de l’Abitibi-Témiscamingue;
- Éthique : Ensemble des règles de conduite propres à un groupe;
- Déontologie : Ensemble des règles et des devoirs qui régissent la conduite de ceux qui exercent une profession;
- Proche : Conjoint, enfant, enfant du conjoint, père, mère, beau-père, belle-mère, frère, sœur.
2. OBJET
Le Code a pour objet d’établir certaines règles d’éthique et de déontologie régissant les membres du conseil d’administration du Cégep en vue :
- d’assurer la confiance du public dans l’intégrité, l’impartialité et la transparence du conseil d’administration du Cégep, et
- de permettre aux membres du conseil d’administration d’exercer leur mandat et d’accomplir leurs fonctions avec confiance, indépendance et objectivité au mieux de la réalisation de la mission du Cégep.
3. CHAMP D’APPLICATION
Tout membre du conseil d’administration est assujetti aux règles du Code. De plus, la personne qui cesse d’être membre du conseil d’administration est assujettie aux règles prévues à l’article 5.2 du Code.4.
4. DEVOIRS GÉNÉRAUX DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le membre du conseil d’administration exerce sa fonction avec indépendance, intégrité et bonne foi au mieux de l’intérêt du Cégep et de la réalisation de sa mission. Il agit avec prudence, diligence, efficacité, équité, honnêteté, loyauté et assiduité comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable et responsable.
5. OBLIGATIONS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
5.1 Le membre du conseil d’administration doit, dans l’exercice de ses fonctions :
- respecter les obligations que la Loi, la Charte constitutive du Cégep et les règlements lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs du Cégep;
- éviter de se placer dans une situation de conflit d’intérêts;
- agir avec modération dans ses propos, éviter de porter atteinte à la réputation d’autrui et traiter les autres membres du conseil d’administration avec respect;
- ne pas utiliser, à son profit ou au profit d’un tiers, les biens du Cégep;
- ne pas divulguer, à son profit ou au profit d’un tiers, l’information privilégiée ou confidentielle qu’il obtient en raison de ses fonctions;
- ne pas profiter de sa position pour en tirer un avantage personnel ou pour favoriser de façon abusive les intérêts de toute autre personne;
- ne pas, directement ou indirectement, accorder, solliciter ou accepter une faveur ou un avantage pour lui-même ou pour une toute autre personne, en échange d’une prise de position;
- n’accepter aucun cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage qui peut influencer le jugement.
5.2 La personne qui cesse d’être membre du conseil d’administration doit, dans l’année suivant la fin de son mandat de membre du conseil d’administration :
- se comporter de façon à ne pas tirer d’avantages indus de ses fonctions antérieures de membre du conseil d’administration;
- ne pas agir en son nom personnel ou pour le compte d’autrui relativement à une procédure, à une négociation ou à une autre opération à laquelle le Cégep est partie. Cette règle ne s’applique pas au membre du conseil d’administration qui est membre du personnel du Cégep en ce qui concerne son contrat de travail;
- ne pas utiliser de l’information confidentielle ou privilégiée relative au Cégep à des fins personnelles et ne pas donner des conseils fondés sur des renseignements non disponibles au public.
6. RÉMUNÉRATION DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le membre du conseil d’administration n’a droit à aucune rémunération pour l’exercice de ses fonctions de membre du conseil d’administration du Cégep. Il ne peut également recevoir aucune autre rémunération du Cégep à l’exception du remboursement des dépenses conformes à la politique de remboursement des dépenses.
Cette disposition n’a pas pour effet d’empêcher les membres du conseil d’administration qui sont membres du personnel de recevoir leur salaire et autres avantages prévus à leur contrat de travail.
7. RÈGLES EN MATIÈRE DE CONFLIT D’INTÉRETS
7.1 Objet
Les règles contenues au présent article ont pour objet de faciliter la compréhension des situations de conflit d’intérêts et d’établir des procédures et modalités administratives auxquelles est assujetti le membre du conseil d’administration en situation de conflit d’intérêts pour permettre de procéder au mieux de l’intérêt du Cégep.
7.2 Situations de conflit d’intérêts des membres du conseil d’administration
Constitue une situation de conflit d’intérêts toute situation réelle, apparente ou potentielle, qui est objectivement de nature à compromettre ou susceptible de compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaires à l’exercice de la fonction de membre du conseil d’administration.
Le membre du conseil d’administration ne peut agir, tenter d’agir ou omettre d’agir de façon à favoriser, dans l’exercice de ses fonctions, ses intérêts personnels, ceux d’un proche, ou de façon abusive, ceux d’une autre personne.
Sans restreindre la portée de cette définition et seulement à titre d’illustration, sont ou peuvent être considérées comme des situations de conflit d’intérêts :
- la situation où le membre du conseil d’administration a directement ou indirectement un intérêt personnel et distinct dans une délibération du conseil d’administration;
- la situation où un membre du conseil d’administration a directement ou indirectement un intérêt dans un contrat, une transaction, un projet de contrat ou de transaction avec le Cégep;
- la situation où un membre du conseil d’administration, directement ou indirectement, obtient ou est sur le point d’obtenir un avantage personnel qui résulte d’une décision du Cégep;
- la situation où un membre du conseil d’administration accepte un présent ou un avantage quelconque d’une entreprise qui traite ou qui souhaite traiter avec le Cégep, à l’exception des cadeaux d’usage de peu de valeur.
7.3 Situations de conflit d’intérêts des membres du conseil d’administration membres du personnel
Outre les règles établies à l’article 7.2 du code, le membre du conseil d’administration qui est membre du personnel est en situation de conflit d’intérêts dans les cas prévus aux articles 12 et 20.1 de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel.
7.4 Déclarations d’intérêts
Dans les trente (30) jours suivant l’entrée en vigueur du présent code ou dans les trente (30) jours suivant sa nomination, le membre du conseil d’administration doit remplir et remettre à la présidence du conseil d’administration une déclaration des intérêts qu’il a à sa connaissance dans une entreprise faisant affaire ou ayant
fait affaire avec le Cégep et divulguer, le cas échéant, toute situation réelle, potentielle ou apparente de conflit d’intérêts pouvant le concerner. Cette déclaration doit être révisée et mise à jour annuellement par le membre du conseil d’administration.
Outre cette déclaration d’intérêt, le membre du conseil d’administration doit divulguer toute situation de conflit d’intérêts de la manière et dans les cas prévus au premier alinéa de l’article 12 de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel.
7.5 Interdictions
Outre les interdictions pour les situations de conflit d’intérêts prévues aux articles 12 et 20 de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel, le membre du conseil d’administration qui est en situation de conflit d’intérêts à l’égard d’une question discutée au conseil d’administration a l’obligation de divulguer la nature générale de son conflit d’intérêts, de s’abstenir de participer aux délibérations et de se retirer de la séance du conseil volontairement ou à la demande de la présidence de l’assemblée pour permettre que les délibérations et le vote se tiennent hors de sa présence et en toute confidentialité. Le membre du conseil d’administration peut contester la demande de la présidence d’assemblée. Le conseil d’administration se prononce alors sur le bienfondé de cette demande.
8. COMITÉ D’ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE
8.1 Le conseil d’administration nomme parmi ses membres les trois membres du comité d’éthique et de déontologie, pour un mandat d’une année. La présidence du comité est nommée par et parmi ses membres. Lorsqu’une allégation en vertu du présent code vise l’un des membres du comité d’éthique et de déontologie, le conseil d’administration désigne un de ses membres pour le remplacer.
8.2 Un membre du conseil d’administration ou le conseil d’administration, lorsqu’il y a des motifs sérieux de croire qu’une contravention au présent code a été commise, en saisit par écrit la présidence du comité d’éthique et de déontologie, dans les trente (30) jours suivant sa connaissance des faits, et lui remet tous
les documents disponibles et pertinents. La présidence saisit les autres membres du le comité d’éthique et de déontologie de la dénonciation ainsi que des résultats préliminaires de son analyse.
8.3 Le comité d’éthique et de déontologie détermine, après examen, s’il y a matière à ouvrir un dossier. Dans l’affirmative, il avise par écrit la personne concernée des manquements qui lui sont reprochés et lui remet copie de tous les documents du dossier qu’il détient.
8.4 Le comité d’éthique et de déontologie rencontre la personne concernée ainsi que toute autre personne dont il estime la présence pertinente afin de recueillir leurs observations et points de vue. La personne concernée peut se faire accompagner par un autre membre du conseil d’administration. Le comité rend sa décision sous forme de recommandations dans un rapport écrit, adressé au conseil d’administration.
8.5 Dans le cas d’une situation urgente nécessitant une intervention rapide ou dans un cas présumé de faute grave, le membre du conseil d’administration peut être relevé provisoirement de ses fonctions par la présidence du conseil d’administration, sur recommandation du comité d’éthique et de déontologie.
8.6 Le conseil d’administration, sur la base du rapport qui conclut que le membre du conseil d’administration a contrevenu à la Loi ou au code, impose la sanction disciplinaire appropriée. Les sanctions possibles sont la réprimande, la suspension ou la révocation. La personne visée par les sanctions est invitée à présenter son point de vue devant les membres du conseil, qui rend ensuite sa décision par scrutin secret.
8.7 Le conseil d’administration ou l’un de ses membres peut demander l’avis du comité d’éthique et de déontologie sur la conformité d’une conduite ou d’une situation donnée avec le présent code.
9. ENTRÉE EN VIGUEUR
Le présent code entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil d’administration.
(Utiliser préférablement la version imprimable disponible plus haut, dans la case grise, à droite.)
Formulaire de déclaration d’intérêts
Conformément aux articles 12 et 20.1 de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel et à l’article 7 du Code d’éthique et de déontologie des membres du conseil d’administration du Cégep de l ’Abitibi-Témiscamingue
Le ________________________
Monsieur Sylvain Blais
Directeur général
Cégep de l’Abitibi-Témiscamingue
Monsieur,
Je déclare avoir pris connaissance du Code d’éthique et de déontologie des membres du conseil d’administration administrateurs du Cégep de l’Abitibi-Témiscamingue et je reconnais avoir une obligation juridique et morale de respecter ses dispositions.
Je déclare également que je possède directement ou indirectement des intérêts dans l’entreprise ou l’organisation inscrite au verso de la présente qui fait affaires, a fait affaires au cours de la dernière année, ou peut faire affaires avec le Cégep de l’Abitibi-Témiscamingue.
Je comprends que je devrai m’abstenir de participer à toute délibération et à toute décision du conseil d’administration concernant les affaires reliées à cette entreprise ou organisation, et, comme le prévoit la loi, je devrai, en outre, me retirer de la séance du conseil pour la durée des délibérations et du vote relatif à cette ou ces entreprises ou organisations.
J’estime de mon devoir, par cette abstention, d’éviter de me placer dans une situation où mes intérêts ou ceux de l’entreprise ou de l’organisation mentionnée risqueraient d’être en conflit avec ceux du Cégep.
Pour plus de transparence, j’inscris également au verso de la présente, le nom des entreprises ou organisations susceptibles de transiger avec le Cégep de l’Abitibi-Témiscamingue, où j’occupe une fonction d’administrateur ou de dirigeant (conseil d’administration, exécutif, bureau de direction, etc.)
Enfin, je vous signale au verso de la présente, s’il y a lieu, tout intérêt direct ou indirect que je pourrais avoir dans un contrat avec le Cégep et tout lien de parenté que j’ai avec un dirigeant (personnel-cadre et hors cadre) du Cégep.
(Verso)
Raison sociale des entreprises ou organisations où je possède des intérêts :
Directement ou indirectement : _________________________________________________________
Directement ou indirectement : _________________________________________________________
Directement ou indirectement : _________________________________________________________
Directement ou indirectement : _________________________________________________________
Directement ou indirectement : _________________________________________________________
ENTREPRISES OU ORGANISATIONS SUSCEPTIBLES DE TRANSIGER AVEC LE CÉGEP DE l’ABITIBI-TÉMISCAMINGUE ET OÙ J’AGIS COMME ADMINISTRATEUR OU DIRIGEANT :
Nom de l’entreprise ou l’organisation Rôle ou fonction
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
INTÉRÊT DIRECT OU INDIRECT QUE JE POURRAIS AVOIR DANS UN CONTRAT AVEC LE CÉGEP DE L’ABITIBI-TÉMISCAMINGUE ET LIEN DE PARENTÉ QUE J’AI AVEC UN DIRIGEANT DU CÉGEP :
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Fait à _______________________________, ce __________________________________________ 20___
Signature _______________________________________________________________________________
Nom ____________________________________________________________________________________
(En lettre moulées)
